Hämeenlinnan kaupunki otti SignSpacen käyttöön, kun aiempi sähköisen allekirjoituksen ratkaisu ei vastannut kaikkiin tarpeisiin. Monipuolinen palvelu ja toimivat integraatiot ovat vähentäneet manuaalista työtä, parantaneet prosessien läpimenoa ja varmistaneet asiakirjojen arkistoinnin kaupungin järjestelmiin.
Hämeenlinnan kaupungilla työskentelee noin 1 800 työntekijää. Kaupungin hallintojohtaja vastaa muun muassa asianhallinnan prosesseista, hallintoasioiden koulutuksista, hallinnon asiantuntijatehtävistä sekä kaupunginvaltuuston ja -hallituksen päätösten valmistelusta ja täytäntöönpanosta.
Ennen SignSpacea kaupungilla oli käytössä toinen sähköisen allekirjoituksen järjestelmä. Työsopimukset allekirjoitettiin kuitenkin edelleen perinteisesti paperisena, ja kokonaisuus kaipasi ratkaisua, joka tukisi laajemmin eri käyttötapauksia ja sujuvampaa arjen tekemistä.
Kaupunki päätyi vertailemaan eri sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja, koska olemassa oleva järjestelmä ei vastannut kaikkiin tarpeisiin. ”Vertailun perusteella SignSpace erottui selkeästi monipuolisimpana ja kokonaisuutena parhaana ratkaisuna Hämeenlinnalle. Käyttöönotto eteni suunnitellusti ja palvelu saatiin nopeasti osaksi arjen prosesseja”, toteaa Hämeenlinnan hallintojohtaja Niina Kuusela.
SignSpacessa Hämeenlinnan näkökulmasta korostuvat erityisesti käytännönläheiset ominaisuudet, jotka helpottavat sekä allekirjoittajien että hallinnon työtä:
Mahdollisuus muistuttaa allekirjoittajia allekirjoituksesta.
Kirjautumalla järjestelmään voi allekirjoittaa useita asiakirjoja.
Allekirjoitukseen voi lähettää myös suuria tiedostoja.
Allekirjoittajien määrä voi olla suuri.
Allekirjoituspyyntöön voi liittää saateviestin.
Mahdollisuus lähettää salassapidettäviä asiakirjoja allekirjoitettavaksi.
Allekirjoitussivusta on saatavissa kieliversioita.
Tunnushallinta on kaupungin omissa käsissä.
Integraatiot ovat olleet keskeinen tekijä prosessien sujuvuuden ja tehokkuuden kannalta. Ne vähentävät manuaalista työtä ja ennen kaikkea varmistavat, että asiakirjat säilyvät kaupungin sähköisissä järjestelmissä.
Tweb-integraatio: allekirjoituspyyntöjen automaattinen arkistointi. SignSpacen kautta allekirjoitukseen lähetetyt asiakirjat siirtyvät automaattisesti Tweb-asianhallintajärjestelmään. Sopimusasiakirjoille voidaan määrittää metatietoja jo ennen lähettämistä, jolloin sopimukset ohjautuvat integraation kautta suoraan kaupungin sopimusrekisteriin.
Personec F -integraatio: työsopimusten lähetys ja allekirjoitusprosessi SignSpacen kautta, mikä mahdollistaa työsopimusten sähköisen allekirjoittamisen.
Automaattinen arkistointi (Triplan Arkisto): allekirjoittamisen jälkeen työsopimukset siirtyvät automaattisesti kaupungin sähköiseen arkistoon.
SignSpacen rooli Hämeenlinnan kaupungilla kytkeytyy vahvasti asiakirjahallinnan ja allekirjoitusten hallittuun digitalisointiin: integraatiot turvaavat asianhallinnan ja säilyttämisen prosesseja, ja sähköinen allekirjoitus tukee sujuvaa asiointia eri käyttötapauksissa.
Palvelua on helppo suositella myös muille kaupungeille, kunnille ja organisaatioille: yhteistyö on sujuvaa, ratkaisu on monipuolinen ja integraatiot vähentävät manuaalista työtä samalla, kun ne varmistavat asiakirjojen säilymisen oikeissa järjestelmissä. Kokonaisuudessa korostuvat palvelun joustavuus ja se, että arjen tarpeisiin löytyy käytännöllisiä ratkaisuja.
Hämeenlinna valitsi SignSpacen monipuolisuuden vuoksi. Käytön myötä allekirjoitusprosesseihin saatiin muistutukset, joustava allekirjoituspolku ja tuki vaativillekin asiakirjoille ja integraatioiden avulla arkistointi ja metatiedot siirtyvät automaattisesti asianhallintaan ja sähköiseen arkistoon.
Etsitkö sähköisen allekirjoituksen ratkaisua, joka mukautuu eri käyttötapauksiin ja toimii saumattomasti nykyisten järjestelmien kanssa?
Tutustu SignSpaceen ja hallittuun tapaan digitalisoida allekirjoitusprosessit.