Mikä sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoittaminen on sähköinen tapa allekirjoittaa dokumentteja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että allekirjoitettava asiakirja ladataan sähköisen allekirjoittamisen palveluun ja allekirjoittamaan kutsutut henkilöt allekirjoittavat asiakirjan palvelussa, esimerkiksi seuraamalla sähköpostiin tai tekstiviestiin jaettua allekirjoituslinkkiä.
Varmentaminen
Allekirjoittajien henkilöllisyydet varmennetaan sähköisesti pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, tekstiviestillä tai sähköpostitse lähetettävällä kertakäyttökoodilla.
Kun kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet dokumentin, se vahvistetaan sähköisellä leimalla ja suojataan kryptografisesti muutoksilta. Allekirjoitettu sopimus jaellaan sopimusosapuolille sähköpostitse, suojatun linkin kautta tai arkistoidaan automaattisesti allekirjoituspalveluun, josta se on tarvittaessa ladattavissa.
Sähköisesti allekirjoitetun dokumentin muuttumattomuus on helppo todentaa. Tämä tarkoittaa, että voit varmistaa, ettei asiakirjaan ole tehty muutoksia allekirjoittamisen jälkeen. PDF-muotoisissa sopimuksissa riittää, että avaat tiedoston PDF-lukijassa, josta allekirjoituksen tiedot ja dokumentin eheys on helppo tarkistaa. Muiden tiedostomuotojen kohdalla tarkistus onnistuu lataamalla allekirjoitettu asiakirja tarkistuspalveluun, jossa sen aitous voidaan vahvistaa.
Sähköisen allekirjoituksen tasoja ja tapoja on erilaisia. On digitaalinen allekirjoitus, sähköinen allekirjoitus, kehittynyt sähköinen allekirjoitus, jne. Eri termit saattavat mennä sekaisin ja siksi koostimme sivun loppuun lyhyen sähköisen allekirjoituksen sanakirjan.
Miksi käyttää sähköistä allekirjoitusta?
Sähköisen allekirjoituksen käyttöön on monia syitä. Ensinnäkin se mahdollistaa allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Sopimuksia ei tarvitse toimittaa fyysisesti paikasta toiseen, eikä ole riskiä, että tärkeä asiakirja katoaa matkalla.
Sähköisessä muodossa sopimusten löydettävyys paranee. Kaikki sopimusosapuolet voivat helposti käyttää allekirjoitettuja asiakirjoja tarpeen mukaan, ja älykkäiden hakutoimintojen ansiosta ne löytyvät vaivattomasti. Dokumenttien jakaminen sähköisessä palvelussa on myös huomattavasti sujuvampaa kuin perinteisten arkistojen selaaminen.
Yrityksille sähköiset allekirjoitukset tehostavat sopimushallintaa ja parantavat prosessien luotettavuutta sekä läpimenoaikaa. Kun allekirjoitukset, asiakirjojen jakelu, muistutukset ja arkistointi liitetään osaksi yrityksen liiketoimintaprosesseja, toiminta tehostuu merkittävästi. Tästä syystä integroitavuus onkin usein yksi tärkeimmistä ominaisuuksista, joita yritykset edellyttävät allekirjoituspalveluilta.
Mihin sähköistä allekirjoitusta voi käyttää?
Pääsääntöisesti sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää lähes minkä tahansa sopimuksen, valtakirjan, luvituksen, pöytäkirjan tai muun asiakirjan allekirjoittamiseen. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että käytettävä allekirjoitustaso on riittävä kyseiseen tarkoitukseen ja että kaikki osapuolet, kuten sopimuskumppanit, pankit tai viranomaiset, hyväksyvät sähköisen allekirjoituksen käytön.
Usein yritysten tarpeisiin sopii parhaiten sähköinen allekirjoituspalvelu, jossa on mahdollisuus valita joko kevyt tai vahva tunnistamisen taso. Vahva tunnistaminen viittaa nimensä mukaisesti siihen, että allekirjoittava henkilö on tunnistettu vahvasti, esimerkiksi pankin myöntämillä verkkopankkitunnuksilla. Kevyt tunnistaminen tarkoittaa allekirjoittajan tunnistamista esimerkiksi sähköpostin varmennuksella, joka tehdään kertakäyttöisellä sähköpostiin lähetetyllä turvakoodilla.
On suositeltavaa käyttää vahvaa tunnistamista varsinkin sellaisissa tapauksissa, joissa kyseessä on suurempi taloudellinen sitoumus tai riski tai jos vastaanottajaa ei tunneta ennestään. Esimerkiksi työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä saatetaan tarkastaa henkilöllisyys, ja tällöin vahva tunnistaminen on oikea vaihtoehto sähköistä allekirjoituspalvelua käytettäessä.
On myös hyvä huomioida, että pankit edellyttävät lähes poikkeuksetta vahvan tunnistautumisen käyttöä sopimuksissa tai kokouspöytäkirjoissa, joita tarvitaan esimerkiksi lainasopimuksen liitteeksi.
Allekirjoituspalvelulta edellytetään eri aloilla ja organisaatioiden eri toiminnoissa erilaisia ominaisuuksia:
Kunnat ja kaupungit
Kunnat ja kaupungit voivat käyttää sähköistä allekirjoittamista muun muassa hankintasopimusten, tilinpäätösten ja työsopimusten allekirjoittamiseen. Kannattaa huomioida, että kaikkien dokumenttien suhteen ei ole määritelty tarkkoja vaatimuksia, miten ne tulee allekirjoittaa. Kirjanpitolautakunta on kuitenkin suositellut, että allekirjoittaja tunnistetaan vahvasti tilinpäätöksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tässä kuntaliiton kirjoittamassa artikkelissa syvennytään vaatimuksiin vielä tarkemmin.
Taloyhtiöt
Sähköinen allekirjoittaminen muuttaa taloyhtiön toimintaa tehokkaammaksi mahdollistaen nopean, ajasta ja paikasta riippumattoman allekirjoitusprosessin. Se on lisäksi ympäristöystävällisempi ja kustannustehokkaampi tapa hoitaa allekirjoitukset. SignSpace-palvelussa voit lisäksi hoitaa äänestykset etänä!
Vinkki: sähköinen äänestystoiminnallisuus kuuluu kaikkiin SignSpace-paketteihin.
Taloyhtiössä voidaan allekirjoittaa sähköisesti vaikkapa:
- taloyhtiön hallituksen pöytäkirjat
- tilinpäätökset
- isännöitsijätodistukset
- huoltosopimukset ja urakkasopimukset
Isännöitsijät
Isännöitsijöiden kautta kulkee valtava määrä erilaisia dokumentteja. Suuren tietomäärän hallinta helpottuu, kun kaikki samaan aiheeseen liittyvät asiakirjat löytyvät samasta paikasta, eikä niitä tarvitse kalastella tiedostokansioiden uumenista.
SignSpace-palvelun avulla hoidat näppärästi paitsi sähköisen allekirjoittamisen, myös muun isännöinnin dokumenttien hallinnan, lähettämisen ja yhteydenpidon. Hallinnoi esimerkiksi taloyhtiöiden kokousten pöytäkirjoja, urakkasopimuksia, irtisanomisilmoituksia, todistuksia ja vaikkapa autopaikkojen varaussopimuksia sähköisesti yhdessä paikassa. SignSpace on luotettava ja tietoturvallinen ratkaisu, kun olet valmis sähköistämään isännöinnin prosessit.
Lähetä allekirjoituspyynnöt näppärästi suoraan yhteistyökumppaneillesi tai taloyhtiöiden hallituksien jäsenille. Säästät aikaa ja rahaa, kun kaikki yhteydenpito esimerkiksi yhtiökokouksien pöytäkirjoihin liittyen hoidetaan sähköisesti yhdessä paikassa, eikä fyysisiin tapaamisiin tai paperien toimittamiseen ole tarvetta.
Hallinnoi ja kommentoi kaikkia taloyhtiön dokumentteja hallituksen jäsenien kanssa yhdessä paikassa. Yhteistyö on sujuvampaa, kun kukaan ei tipahda pois sähköpostiketjuista ja tarvittavat tiedostot ovat kaikkien asianosaisten saatavilla.
Tietoa on helppo hallita, kun kaikki samaan asiaan liittyvät dokumentit on tallennettu samaan paikkaan. Kaikki SignSpace-palvelussa allekirjoitetut dokumentit arkistoidaan 10 vuodeksi, joten voit huoletta unohtaa tiedostokansioiden loputtoman selaamisen ja toimistosi pölyiset mappivuoret.
Henkilöstöhallinto
Säästä aikaa paperien pyörittelystä muihin henkilöstöhallinnon tehtäviin SignSpace-palvelun avulla. SignSpace-palvelun avulla allekirjoitat ja hallinnoit näppärästi esimerkiksi työsopimuksia ja muita asiakirjoja.
Aikaa ja rahaa säästyy rutkasti, kun erilaisia sopimuksia ja asiakirjoja ei tarvitse skannailla, tulostaa, lähettää sähköpostilla edestakaisin tai juoksuttaa ympäri toimistoa. Näin aikaa jää enemmän myös muihin henkilöstöhallinnon tehtäviin, kuten vaikkapa timanttisten talenttien etsintään ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehtimiseen.
Työsopimuksen allekirjoittaminen käy sutjakkaasti, kun osapuolten ei tarvitse olla samassa tilassa tai sopimusta ei tarvitse skannailla ja lähetellä edestakaisin sähköpostin kautta. Myös esimerkiksi perhevapaa-, osa-aikatyö- ja etätyösopimukset on näppärää allekirjoittaa palvelun kautta.
”Mihinkäs se Teijan työsopimus tallennettiin ja missä onkaan se liite mikä siihen tehtiin?” Ei enää tiedostojen kalastelua sekalaisista kansioista! SignSpace-palvelun avulla kaikki samaan asiaan liittyvät asiakirjat tallentuvat samaan paikkaan ja ovat helposti löydettävissä aina tarvittaessa.
Kaikki allekirjoitetut asiakirjat arkistoituvat automaattisesti kymmeneksi vuodeksi salattuna Euroopan talousalueella oleville palvelimille ISO 27001 -sertifioidusti. Kaikki sopimuksen osapuolet löytävät allekirjoittamansa asiakirjan liitteineen arkistosta tarpeen vaatiessa.
Vinkki: Sähköisen allekirjoituspalvelun integroiminen eri järjestelmiin, esim. suosittuun Sympa HR:ään helpottaa allekirjoitusprosessia entisestään (SignSpace tarjoaa juuri kyseisen integraation).
Myynti
Myyntityö helpottuu ja asiakaskokemus paranee, kun käytät sähköisen allekirjoittamisen palvelua. Yhteistyö osapuolten välillä on sujuvampaa, viimeistelet kaupat nopeammin ja yrityksesi myyntiprosessit päivittyvät nykyaikaisiksi.
Lähetä tarjous, keskustele siitä asiakkaasi kanssa, tee tarvittavat muutokset. Kun kauppa on sovittu, voit lähettää sopimuksen SignSpace-palvelun kautta allekirjoitettavaksi. Näin molemmilla osapuolilla on lainvoimainen ja turvallisesti arkistoitu todiste tehdystä kaupasta.
Käyttämällä allekirjoittajan vahvaa sähköistä tunnistamista tiedät varmasti, kuka on allekirjoittanut sopimuksen. Kehittyneessä sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittajat tunnistautuvat pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Allekirjoitetut sopimukset säilyvät palvelussa vähintään 10 vuoden ajan. Ei enää turhaa etsimistä arkistointihuoneen mapeista. Kaikki on siellä missä pitääkin, kaikkien sopijaosapuolten saatavilla.
Hallinto
SignSpace-palvelulla pystyt hallinnoimaan yrityksesi päivittäisiä työtehtäviä, kuten sopimustenhallintaa sekä erilaisten projektien koordinointia.
SignSpace-palvelun avulla hoidat yrityksesi sopimuksia ja hallinnollisia rutiineja näppärästi paikasta riippumatta. Palvelussa oleva tehtävienhallinta ja viestiketjut auttavat sinua esimerkiksi projektinhallinnassa helpottaen sopimusneuvotteluihin liittyvää yhteydenpitoa ja paperityötä.
Kaikki SignSpace-palvelun avulla allekirjoittamasi sopimukset löytyvät palvelusta vähintään 10 vuoden ajan, eikä fyysiselle sopimusarkistolle ole enää tarvetta.
Tarvitsetko allekirjoituksen sopimukseen pikaisesti? Sähköisen allekirjoituksen avulla saat allekirjoitettavan dokumentin heti vastaanottajalle, eikä papereita tarvitse pyörittää postin kautta. Vastaanottaja pystyy allekirjoittamaan sopimukset näppärästi vaikkapa sormenjäljen avulla.
SignSpace-palvelun avulla pystyt viestittelemään kätevästi erilaisiin projekteihin tai sopimuksiin liittyen joko organisaatiorajat ylittävästi tai yksityisissä chat-keskusteluissa. Saat pidettyä langat paremmin hyppysissäsi, kun kaikki tarvittava kommunikaatio on kätevästi saatavilla.
Tarvitsetko kollegalta panosta tiettyyn projektiin liittyen? SignSpace-palvelussa pystyt jakamaan tiedostoja ja tekemään muille tehtäväpyyntöjä. Näin esimerkiksi sopimukseen liittyvä kommentointi ei jää tekemättä, sillä voit muistuttaa siitä työkaveriasi näppärästi vaikka chattaillen.
Voit luoda palveluun käyttäjäryhmiä eri tasoisilla pääsyoikeuksilla. Sinun ei tarvitse luvittaa jokaista henkilöä erikseen eri dokumenteille, vaan hallitset pääsyoikeuksia kätevien käyttäjäryhmien avulla.
Mitä ottaa huomioon palveluita vertaillessa
Sähköisiä allekirjoituspalveluita vertaillessa on hyvä miettiä ensin palvelun käyttötarkoitusta ja käyttäjiä. Se, tuleeko palvelu koko yritykseen käyttöön vai vain esimerkiksi hallinnolle ja johdolle, saattaa vaikuttaa palvelun hinnoitteluun, jos palvelu on hinnoiteltu käyttäjämäärän mukaan. Allekirjoitusmääriin ja tunnistautumisen tasoon perustuva hinnoittelu antaa selkeämmän kuvan hinnoista ja auttaa vertailussa.
Sähköistä allekirjoituspalvelua käyttävälle, tai sellaisen käyttöönottoa harkitsevalle yritykselle tärkeintä usein on se, että palvelussa on tarpeisiin riittävät ominaisuudet. Eri palveluissa voi olla sähköisen allekirjoittamisen lisäksi esimerkiksi mahdollisuus kommunikoida, arkistoida dokumentteja tai käyttää palvelua matkapuhelimella, mikä voi vaikuttaa palvelun hinnoitteluun.
Myös tietoturva on olennainen osa palveluiden vertailussa. Varmista, että palvelu täyttää lain vaatimat kriteerit sähköiselle allekirjoitukselle. Jos palvelussa arkistoidaan sopimuksiasi varmista, ettei tallennuspaikan sijainti esimerkiksi Euroopan talousalueen ulkopuolella aiheuta ongelmia.
Lopuksi mieti palvelun käyttöönottoa. Vaatiiko palvelun käyttöönotto integrointia vai onko se heti valmiina käyttöön? Jotkin palvelut tarjoavat maksutonta kokeilujaksoa, jos haluat tutustua palvelun käyttöön ennen tilausta.
Miksi valita SignSpace?
SignSpace on edullisesti hinnoiteltu kotimainen allekirjoituspalvelu, joka tarjoaa monipuoliset ominaisuudet sähköisen allekirjoittamisen ja dokumenttien arkistoinnin lisäksi.
Allekirjoita näppärästi
Allekirjoittaminen ja allekirjoituspyyntöjen lähettäminen onnistuvat näppärästi ja tietoturvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta.
Arkistoi tietoturvallisesti
SignSpace arkistoi kaikki allekirjoitetut dokumentit kymmeneksi vuodeksi ja kaikki palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella.
Integroi omiin järjestelmiisi
Voit integroida SignSpace-palvelun osaksi omia järjestelmiäsi ja hyödyntää yksittäisiä ominaisuuksia tai palvelua kokonaisuudessaan myös rajapinnan kautta.
Järjestä sähköisiä äänestyksiä
Voit hoitaa myös sähköiset äänestykset SignSpace-palvelun kautta. Äänestyspyyntöön voit lisätä tiedot, joihin osallistujien on tutustuttava ennen äänestämistä ja seurata äänestyksen tilannetta palvelussa reaaliaikaisesti.
Digitaalinen allekirjoitus
- Digitaalinen allekirjoitus on tietyntyyppinen sähköinen allekirjoitus, joka noudattaa tiukimpia lainmukaisuussäädöksiä.
- Digitaalisessa allekirjoituksessa allekirjoitettavan dokumentin sisältö ja allekirjoittajan henkilöllisyys sidotaan toisiinsa.
- Jokin luotettava taho on vahvistanut asiakirjan allekirjoittajan henkilöllisyyden (esim. pankki). Asiakirjan eheys eli muuttumattomuus allekirjoittamisen jälkeen voidaan todentaa.
- Allekirjoitus on kiistämätön, mikä tarkoittaa, että allekirjoittaja ei voi uskottavasti kiistää allekirjoittaneensa asiakirjan.
eIDAS-asetus
eIDAS-asetuksessa määritellään kolme eritasoista sähköistä allekirjoitusta
- sähköinen allekirjoitus
- kehittynyt sähköinen allekirjoitus
- hyväksytty sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus, online-allekirjoitus tai e-allekirjoitus kattavat kaikki sähköisen allekirjoittamisen menetelmät. Yksinkertaisimmillaan sähköinen allekirjoitus voi olla kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta ja henkilöllisyyden varmentaminen passista. Tämä on monille tuttua postissa asioidessa, kun paketti kuitataan vastaanotetuksi allekirjoittamalla kosketusnäytölle.
Kehittynyt sähköinen allekirjoitus
Kehittyneessä sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittaja voidaan yksilöidä ja allekirjoitus liittää henkilöön niin, että mahdolliset muutokset tiedoissa voidaan huomata. Jos allekirjoitettua asiakirjaa muutetaan jälkikäteen, aiemmin tehty allekirjoitus ei täsmää muutetun asiakirjan sisällön kanssa.
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus on kaikista järein sähköisen allekirjoituksen tyyppi ja useimpien yritysten tarpeisiin liikaa. eIDAS-asetuksessa on liuta vaatimuksia hyväksytylle allekirjoitukselle: mm. tarkat tiedot varmenteista, allekirjoituksen validointitiedot (allekirjoittajan julkinen ja yksityinen avain) ja allekirjoittajan nimi tai salanimi. Jos haluat syventyä aiheeseen, voit lukea lisää Kyberturvallisuuskeskuksen eIDAS-palveluita käsittelevältä sivulta.
Suomessa ainoastaan Digi- ja väestötietovirasto tarjoaa hyväksyttyjä allekirjoitusvarmenteita.
Kevyt ja vahva tunnistaminen
Kevyen ja vahvan tunnistamisen ero on tunnistamistapa allekirjoitushetkellä. Sekä kevyellä että vahvalla tunnistamisen tasolla tehty sähköinen allekirjoitus on kuitenkin juridisesti täysin sitova. Tunnistautumisen tason valitsee yleensä allekirjoituspyynnön lähettäjä.
Kevyttä tunnistamista käytettäessä allekirjoittaja tunnistetaan esimerkiksi sähköpostiin tai tekstiviestillä saadun koodin tai linkin avulla. Tämä voi käytännössä mennä vaikkapa niin, että allekirjoittaja avaa allekirjoituspyynnön ja saa sitten sähköpostiinsa koodin, jonka syöttää allekirjoituspalveluun. Kevyt allekirjoitus on monessa tilanteessa riittävä tunnistamisen taso.
Vahva tunnistautuminen tarkoittaa, että käytetään jonkin luotettavan tahon tunnistamismenetelmää. Pankin myöntämät verkkopankkitunnukset ja mobiilivarmenne ovat yleisimpiä vahvoja tunnistamistapoja. Tunnistautumisen tekee vahvaksi se, että kyseinen luotettava taho (esimerkiksi pankki) vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden.
Apua asiointiin