SignSpace - fiksun päättäjän valinta sähköiseen allekirjoittamiseen!

SignSpacelle tehdyt sähköiset allekirjoitukset täyttävät EU:n eIDAS asetusten vaatimukset ja noudattavat myös Yhdysvaltojen lainsäädännön vaatimuksia yleisellä tasolla *.

Pdf-dokumenttien sähköinen leima takaa sopimuksen sisällön muuttumattomuuden ja varmennetodistus allekirjoitusten lainvoiman pitkälle tulevaisuuteen. Kaikki palvelussa tehdyt sähköiset allekirjoitukset ovat juridisesti sitovia. 

SignSpace on suomalaisten pankkien hyväksymä allekirjoituspalvelu.

* huomioi toimialakohtaiset ja osavaltiokohtaiset tarkemmat rajoitukset

Sopimusten allekirjoittaminen onnistuu vahvalla tunnistautumisella Pohjoismaissa pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja Baltian maissa Smart ID:llä.

Laillisesti sitovien allekirjoitusten kerääminen onnistuu näppärästi myös sähköposti- tai sms-todennuksella silloin kun vahvalle tunnistautumiselle ei ole tarvetta tai se ei ole vaihtoehto.

Allekirjoittaminen onnistuu helposti puhelimella ajasta ja paikasta riippumatta. Rekisteröidyillä käyttäjillä on kaikki SignSpacen ominaisuudet saatavilla myös mobiilisti.

Voit helpottaa allekirjoitusprosessin hallintaa ottamalla käyttöön ohjattuja työnkulkuja. Määritä allekirjoittamisjärjestys, salli allekirjoittamisen delegointi toiselle henkilölle tai ota käyttöön ajastettu lähettäminen silloin kun sopimukset on lähetettävä allekirjoitettavaksi tiettynä ajankohtana. 

Automatisoi sopimusten jakaminen ryhmiin, vastaanota muistutuksia sopimuksen päättymisestä, ajasta sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi tai muistuta allekirjoittajia automaattisesti.

Voit lähettää sopimuksia asiatarkastuskierrokselle ennen allekirjoitusten keräämistä. Asiatarkastajan kommentit näkyvät allekirjoituspyynnöllä sisäisille käyttäjille.

Asiatarkastusprosessilla voit varmistaa, että allekirjoitettavat sopimukset ovat juridisesti kunnossa ja sisäisesti hyväksytty.

Pdf-tiedostojen kommentointiominaisuus helpottaa sopimusten viimeistelyssä. Asiatarkastaja voi kirjoittaa muutosehdotukset ja kommentit suoraan dokumentteihin, joiden pohjalta allekirjoituspyynnön hallinnoija tekee korjaukset alkuperäiseen dokumenttiin ja liittää korjatun version allekirjoituspyyntöön, joka lähetetään joko allekirjoitettavaksi tai uudelle asiatarkastuskierrokselle.

Joskus sopimusteksteihin pitää tehdä muutoksia vielä sen jälkeen, kun joku on jo ehtinyt allekirjoittaa. Ei ongelmaa – sinun tarvitsee vain päivittää muuttuneet dokumentit ja me pidämme huolta siitä, että allekirjoitukset kerätään kaikilta allekirjoittajilta viimeisimpään sopimusversioon.

Kun suojaat sopimuksen vahvalla todennuksella, voit olla varma, ettei sopimusta ja siihen liittyvää viestintää paljasteta ulkopuolisille osapuolille. Suojaaminen onnistuu tarvittaessa myös kevyemmin sähköpostiin lähetettävällä koodilla.

Voit käyttää allekirjoituspyyntöjä varten valmiita malleja nopeaa lähetystä varten. Malleja voi jakaa muiden käyttäjien, ryhmien tai koko organisaation käyttöön ja ohjata heidät toimimaan halutulla tavalla.

Tallentamalla toistuvat tekstit, työnkulut ja muut asetukset uudelleenkäytettäviin malleihin, lyhennät allekirjoituspyyntöjen valmisteluaikaa ja mahdollistat luontiprosessien automatisoinnin myös muille organisaatiossasi.

Pdf-tiedostojen lisäksi voit lähettää allekirjoitettavaksi kuvia, taulukoita, videoita tai muuta digitaalista sisältöä - aina tarpeen mukaan.

Liitettävien tiedostojen koko voi olla yhteensä jopa 60 Mt eikä kappalemäärää ole rajoitettu.

Voit järjestellä tiedostot haluamaasi järjestykseen ennen niiden lähettämistä allekirjoitettavaksi.

Voit muokata allekirjoittamisen vaiheiden ulkoasua brändisi mukaiseksi vaihtamalla linkkien, nappien ja kuvakkeiden värejä sekä lisäämällä yrityksesi logon.

Sen sijaan, että allekirjoittaisit jokaisen sopimuksen erikseen, voit valita useiden allekirjoituspyyntöjen allekirjoittamisen yhdellä tunnistautumisella.

Voit lähettää sopimuksia allekirjoitettavaksi valituille ryhmän jäsenille, jolloin kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi osoittaa tehtävän itselleen ja allekirjoittaa. Roolipohjaisen allekirjoitusominaisuuden ansiosta allekirjoitusten keräämisen ei tarvitse olla riippuvainen yksittäisistä henkilöistä.

Roolipohjainen työnkulku on otettavissa käyttöön myös asiatarkastuksissa.

Selkeys ja helppokäyttöisyys sopimusten elinkaaren kaikissa vaiheissa nopeuttaa tekemistä, vähentää virheitä ja tekee sopimushallinnasta mukavampaa.

Vaiheiden seuranta luonnistuu työasemalta tai puhelimelta, ja sopimukset on helposti löydettävissä metatietoineen SignSpace-palvelun sopimusarkistosta tai käyttämästäsi palveluun integroidusta tietojärjestelmästä.

Käyttöliittymä on suunniteltu helpottamaan sopimusten seurantaa ja käsittelyä. Jopa suurten sopimusmäärien käsittely onnistuu vaivatta hyödyntämällä monipuolisia suodattimia, metatietoja ja hakuominaisuuksia.

SignSpace ilmoittaa sähköpostilla tapahtumista, jotka vaativat käyttäjän huomiota. Käyttäjät voivat määritellä sähköpostiasetuksia organisaation, ryhmien ja omien tarpeiden mukaisiksi aina tarpeesta riippuen.

Sopimushallinta helpottuu, kun voit käydä tarvittavat keskustelut samassa palvelussa, missä allekirjoitukset kerätään.

Voit käydä keskusteluja sopimukseen kutsuttujen sopimuskumppaneiden kanssa, oman organisaation sisällä tai luoda uuden ad hoc -keskustelun tarvittavien henkilöiden välille.

SignSpace tallentaa yksityiskohtaista historia-lokia allekirjoittamisen työnkulun eri vaiheista, kuten mitä sähköposteja järjestelmästä on lähetetty, kuka on avannut sopimusdokumentin tai ketkä ovat allekirjoittaneet.

Voit luoda tehtävälistoja suoraan keskusteluissa ja seurata niiden edistymistä helposti Tehtävät-näkymästä. Tehtävät auttavat pitämään asiat järjestyksessä ja varmistavat, että kaikki sopimuksiin liittyvät asiat tulevat hoidetuiksi..

SignSpace tallentaa sopimukset kymmeneksi vuodeksi puolestasi, jotta ne olisi luotettavasti arkistoitu ja helposti löydettävissä.

Hyödyntämällä joustavia pääsyoikeusrakenteita varmistat, että sopimukset ovat tarvittavien henkilöiden saatavilla silloin kun niitä tarvitaan. Voit jakaa sopimuksia ryhmiin tai yksittäisille henkilöille aina tarpeesta riippuen yli organisaatiorajojen.

Jakamisen voi tarvittaessa automatisoida metatietojen avulla.

Riippumatta siitä miten sopimukset on organisaatiosi tilille luotu, nimenkirjoittajat voivat valtuuttaa vahvalla tunnistautumisella suojatun pääsyoikeuden kaikkiin organisaatiosi sopimuksiin ja näiden hallintaan.

Turvallinen säilytys Euroopan talousalueella varmistetaan keskitetyn lokipalvelun, asianmukaisten salausmenetelmien ja roolipohjaisen käyttäjähallinnan avulla. Palvelulle tehdään säännöllisesti tietoturvatestausta. Palveluun tallennetut ja sieltä ladatut tiedostot käyvät läpi automaattisen virustarkistuksen. Palvelun hallintajärjestelmä noudattaa ISO 27001 -vaatimuksia.

Metatiedot tekevät sopimusten löytämisestä helpompaa ja mahdollistavat sopimusten automaattisen jakamisen ryhmille sekä muistutusten lähettämisen vaivattomasti.

Metatietojen avulla voit ohjata sopimusten arkistoinnin käyttämääsi dokumenttienhallintajärjestelmään. Voit valita useista tarjoamistamme valmisintegraatioista tai toteuttaa integraation SignSpace REST-rajapinnan avulla.

Tuomalla suomalaisten yritysten Luottettava Kumppani -tulkinnan palveluun näkyviin, madallat organisaatiosi käyttämiin sopimuskumppaneihin liittyviä riskejä.

Haemme puolestasi lain edellyttämät tilaajavastuutiedot toimittajista ja pidämme nämä tiedot ajan tasalla. Voit ladata ja lukea Luotettavan kumppani -raportit sähköisessä muodossa suoraan SignSpace-palvelussa ja tallentaa ne myöhempää tarkastusta varten.

Lisää äänestyskutsuun saateviesti ja tiedostot, johon osallistujien on tutustuttava ennen äänestämistä. Voit seurata äänestyksen etenemistä reaaliaikaisesti palvelussa. Mahdollistamme avoimien, rajoitettujen ja suljettujen äänestysten pitämisen, aina tarpeesta riippuen.

Äänestystoiminnalisuus on suunniteltu yhdessä Kiinteistöliiton juristien kanssa ja se sopii erinoimaisesti taloyhtiöiden äänestystarpeisiin. Äänestyksen voi valmistella etukäteen editoitavana luonnoksena. Listaa äänioikeutetut, määrittele äänimäärät ja lisää valtuutuksia tarvittaessa. Tiedot on tuotavissa tiedostosta ja näin ollen myös isompia äänestyksiä on helppo järjestää. Kun äänestys alkaa, niin kaikki on valmisteltu etukäteen ja voit keskittyä itse äänestykseen.